POP3 / IMAP oder ManagedExchange

POP3

Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten direkt durch das E-Mailprogramm abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Das bedeutet, dass das Postfach auf dem Server nach dem Abruf wieder leer ist und somit der zugewiesene Speicherplatz wieder vollständig zur Verfügung steht. 
POP3 wird inzwischen nicht mehr so häufig verwendet und gilt teils schon als etwas .veraltet.. Nicht ganz zu Unrecht, seit serverseitige Backuplösungen immer mehr erwünscht sind und fast jeder seine E-Mails über mehrere verschiedene Endgeräte abruft. Aber es gibt nach wie vor auch gute Gründe, POP3 zu nutzen. 
Sinnvoll ist der Einsatz von POP3 dann, wenn die Gesamtgröße des Postfachs relativ gering ist. 
Durch den Abruf der Nachrichten in das E-Mailprogramm wird das Postfach auf dem Server immer wieder geleert, so dass der serverseitige Speicherplatz wieder frei wird und neue E-Mails entgegengenommen werden können. Weiter bieten die meisten E-Mailprogramme die Möglichkeit, die Nachrichten noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu lassen und erst nach Ablauf dieses Zeitraums komplett vom Server zu löschen. Dadurch kann man Nachrichten, die z.B. versehentlich im E-Mailprogramm gelöscht wurden, auf dem Server (über Webmail) nochmals abrufen. Außerdem können die Nachrichten auf dem Server so im nächtlichen Backup gesichert werden. 
Hierbei muss beachtet werden, dass dies nur für den Posteingang gilt. Eigene Unterordner, gelöschte und gesendete Nachrichten, etc. sind dabei nicht enthalten, da diese bei POP3 nicht mit dem Server synchronisiert werden. 

IMAP

Beim Abruf der E-Mails via IMAP synchronisiert sich das E-Mailprogramm mit dem Server und stellt das Postfach also genau so dar, wie es auf dem Server vorhanden ist. 
IMAP wird inzwischen recht viel verwendet, da alle Endgeräte (z.B. Rechner, Smartphone, etc.) den gleichen Datenbestand, also den des Postfachs auf dem Server, wiedergeben und synchronisieren. 
Einfach ausgedrückt: Eine E-Mail, die unterwegs vom Handy aus verschickt wurde, erscheint auch auf dem Rechner zu Hause im Ordner für gesendete Nachrichten. 
Das hat den Vorteil, dass neben den Nachrichten des Posteingangs auch alle anderen Ordner, also z.B. der Papierkorb, der Ordner für gesendete Nachrichten sowie eigene Ordner im nächtlichen Backup erfasst werden können. 
Da bei IMAP die Mails direkt auf dem Server, und nicht wie bei POP3 auf dem Rechner gespeichert werden, wird der zur Verfügung stehende Speicherplatz des Postfachs natürlich mehr belastet. Insgesamt können derzeit bis zu 10 GB Speicherplatz an ein einzelnes Postfach zugewiesen werden. Ist eine Auslastung von 70 % erreicht, schickt unser Mailsystem automatisch eine Warnung an das betroffene Postfach. 
Um wieder Speicherplatz freizugeben, gibt es mehrere Möglichkeiten: 
Wurden dem Postfach noch nicht die maximale Postfachgröße von 10 GB zugewiesen, kann der Mailspeicherplatz über das Kundenmenü erhöht werden. Nicht mehr benötigte Mails können gelöscht werden. Die E-Mailadresse kann über das Kundenmenü z.B. auf irgendwas@domain.tld umbenannt und dann mit dem ursprünglichen Namen neu eingerichtet werden. Die Adresse irgendwas@domain.tld ist dann nach wie vor erreichbar, so dass die Nachrichten abgerufen werden können, das neue Postfach mit dem ursprünglichen Namen ist leer und kann somit wieder Nachrichten empfangen 
Die Nachrichten des Posteingangs können per POP3 komplett auf den Rechner heruntergeladen und dann auf dem Server gelöscht werden. 

ManagedExchange


ManagedExchange-Postfächer bieten im Vergleich zu POP3/IMAP-Postfächern neben dem E-Mailempfang und -versand nochmal eine Vielzahl weiterer Funktionen, die gerade im geschäftlichen Gebrauch äußerst nützlich bzw. für viele sogar unentbehrlich sind. 
Insbesondere muss dabei die Synchronisation der E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Kalender vom Server zu verschiedenen Endgeräten erwähnt werden, durch die eine einfache Verwaltung der Daten möglich ist. 
Fast jeder hat mittlerweile neben dem normalen Desktoparbeitsplatz ein zweites oder sogar drittes Endgerät wie einen Laptop, ein Touchpad oder natürlich ein Smartphone. Und wie praktisch ist es, wenn man unterwegs auf dem Handy einen Termin speichert, an den man später am Rechner über das Outlook erinnert wird? Auch eine Backuplösung aller dieser Daten ist selbstverständlich vorhanden. 
Weiter besteht die Möglichkeit, bestimmte Bereiche des eigenen Postfachs für andere ManagedExchange-Nutzer der gleichen Domäne freizugeben, sodass diese auf das Postfach zugreifen und Daten lesen, erfassen oder ändern dürfen. 
Wer also sein Postfach nicht nur für die Verwaltung von E-Mails, sondern auch für die Synchronisation von Kontakt- und Kalenderdaten und Aufgaben nutzen möchte, sollte sich für ein ManagedExchange-Postfach entscheiden. 

[1] danke an Oliver Berghausen für die Aufstellung